Inscrição Web

Atualmente, em todos os eventos onde é necessária ou desejável uma inscrição prévia dos participantes, é simplesmente injustificável que ela não seja feita via internet.

Pelo lado do público:

Com a inscrição via internet, um ponto de atendimento 24hs é disponibilizado para o público que cada vez mais prefere escolher a hora e o local de sua inscrição de acordo com a sua conveniência pessoal. Pode ser às 05:30hs antes de sair para a academia, ou talvez às 19:00hs entre a chegada do trabalho e o jantar, ou quem sabe, pode ser até no meio da madrugada, na chegada da balada. A cada dia que passa nós queremos fazer as nossas rotinas e horários, e não vemos com bons olhos quem nos obriga a modificá-los.

Pelo lado do Organizador do Evento:

Com a utilização de um sistema bem estruturado, apoiado em um site bem formatado e completo, a probabilidade de atender ao público com excelência é grande. Basta que com poucos passos o seu cliente consiga se inscrever e com poucos cliques ele consiga a informação que deseja, que sem dúvida, ele ficará satisfeito. Utilizando ferramentas que foram desenvolvidas especificamente para esse fim, a probabilidade de acerto aumenta consideravelmente.

O Inscrição Web, foi desenvolvido para possibilitar um processo simples, seguro e eficaz tanto para o organizador do evento quanto para o seu público. Ele foi elaborado de forma a gerenciar a inscrição e o credenciamento via web para qualquer tipo de evento.

Características Técnicas

Completamente implementado em ambiente web, o Inscrição Web reduz bastante o custo de implantação ao mesmo tempo em que dispensa a necessidade da montagem de uma central de processamento de dados por parte do cliente no período das inscrições via internet.

O sistema é publicado em um provedor de serviços internet onde já é disponibilizada toda a infraestrutura necessária para o seu perfeito funcionamento, desde o gerenciamento dos backups até a possibilidade da utilização de processamento extra nos períodos de alta demanda.

Todas as suas funcionalidades podem ser acessadas via internet através dos navegadores(browsers), o que dispensa a utilização de máquinas com um alto poder de processamento e consequentemente barateia a solução como um todo.

Além das vantagens citadas acima, caso o cliente não deseje utilizar o provedor de serviços internet e monte o seu próprio centro de processamento de dados, ele não precisará comprar licenças para softwares básicos. Todos os softwares utilizados na arquitetura da solução(Servidor Web - Apache, Banco de Dados - MySQL e Linguagem - PHP) são softwares livres(open source) e que não necessitam de pagamento para o seu uso.

Módulo Administrativo

Permite que a organização do evento monte todos os cadastros básicos necessários aos outros dois módulos do sistema, além de ser a central de operações da organização do evento. É aqui que é informado ao sistema tudo o que ele necessita para o seu funcionamento.

O cadastro dos cursos, palestras, ministradores, tabelas de preços, número de vagas e locais por exemplo, é feito nesse módulo. Além disso, as informações que são publicadas no site da inscrição também são cadastradas aqui. Cada etapa possui as suas instruções e informações específicas e que podem ser alteradas pela organização do evento a qualquer momento.

Existe também a possibilidade de se cadastrar períodos de validade para as tabelas de preços. Dessa forma a cada mês, por exemplo, os preços podem ser reajustados de forma automática.

No caso de ser utilizado para congressos por exemplo, o sistema permite a importação de listas de congressistas que pertençam a categorias especiais, como sócios da entidade organizadora ou de empresas conveniadas. Essas bases de dados permitem que esses congressistas sejam tratados de forma diferenciada no ato da sua inscrição. A validação das informações é feita de forma on-line e transparente para o congressista.

É possivel também cadastrar os perfis e os usuários que terão acesso à essa ferramenta, bem como a quais funcionalidades cada perfil poderá acessar. Dessa forma, cada indivíduo que for utilizar o sistema possuirá um usuário único com permissões definidas pela organização do evento.

Através do módulo administrativo, também podem ser emitidos todos os certificados e crachás dos congressistas. Essas funcionalidades estão liberadas a partir do momento que inscrição for confirmada. Um bom planejamento para a impressão desses itens pode evitar transtornos no dia do evento.

O sistema realiza um registro(log) das operações mais delicadas, como emissão de crachás movimentações de caixa, que permite uma rastreabilidade das operações efetuadas através consultas com filtros como usuário e período.

Aqui também são disponibilizados uma série de consultas e relatórios gerenciais, operacionais e financeiros destinados ao acompanhamento do processo pelas diversas áreas envolvidas no evento.

Módulo de Inscrição

A inscrição via web permite que o site de inscrições do evento seja publicado de forma rápida e ágil, contendo todos os cursos e/ou palestras a serem ministrados e possibilitando um gerenciamento das vagas e inscrições em tempo real pela organização do evento.

O site de inscrições conta com a ferramenta Google Analytics, que disponibiliza várias consultas a respeito dos acessos ao site, filtradas por estados, períodos de tempo, etapas do processo pelas quais o congressista possou, entre outros. Essas consultas são disponibilizadas via web e podem ser acessadas pelos envolvidos no processo.

As inscrições podem ser pagas via internet por meio  cartões de crédito e cartões de débito ou poderá ser gerado um de boleto bancário. As formas de pagamento podem ser implantadas rapidamente a partir da entrega das informações do contrato entre a entidade organizadora do evento e as instituições financeiras.

No caso de pagamento via boleto bancário, o sistema possui uma interface para o processamento dos arquivos de retorno do banco. Além dessa funcionalidade também é disponibilizada uma baixa manual dos boletos.

No ato da inscrição , os congressistas podem enviar trabalhos relativos ao tema do evento para que uma comissão avalie a sua apresentação no evento. O módulo de inscrição possui uma interface para esse fim, bem como também possui uma interface para que a comissão realize a análise dos trabalhos enviados e agende a apresentação dos escolhidos.

Módulo de Credenciamento

É utilizado tanto para realizar o credenciamento dos participantes do evento quanto dos membros da organização e pessoal de apoio.

Foi desenvolvido de forma a propiciar ao operador do sistema um acesso rápido às funcionalidades, praticamente sem a necessidade do uso do mouse. O processo contém apenas dois passos: o primeiro onde o congressista é identificado e são escolhidos os seus cursos, e o segundo é efetuado o pagamento. Dessa forma, o tempo que o congressista passa no guichê de atendmento é mínimo e a fila está sempre em movimento.

O Inscrição Web já foi utilizado em eventos de até 6000 pessoas com relativa tranquilidade. A forma como as telas foram desenvolvidas e a simplicidade do processo permitem a sua aplicação em eventos de um amplo espectro de magnitudes e finalidades.

O credenciamento está diretamente ligado ao controle financeiro no evento. Normalmente cada inscrição é seguida de um pagamento e o controle dos recebimentos é uma das finalidades de um bom sistema de gerenciamento.

Cada operador possui o seu próprio caixa, que é aberto e fechado por um supervisor habilitado. O operador possui um relatório onde pode acompanhar a sua movimentação, e o supervisor realiza o fechamento do caixa mediante a conferência dos comprovantes apresentados.

A tela do credenciamento possui uma interface de credenciamento rápido, através da qual o congressista pode ser inscrito com apenas o preenchimento do CPF, nome, nome para crachá e categoria. Basta que ele entregue a sua ficha para o operador, que digitará os dados citados acima e completará as informações posteriormente, e o tempo em que o seu cadastro completo será digitado, não será perdido na fila.

O controle do acesso aos cursos e palestras do evento poderá ser realizado com a utilização de leitores de códigos de barras. Existe uma área no crachá onde é impresso um código de barras  contendo as informações do congressista e dos cursos ou palestras aos quais ele está inscrito. O sistema se integra com os leitores e pode disponibilizar todas as listas de frequencia do evento.

Solução Simples, Rápida e Eficiente

Baseado em suas características, podemos afirmar que o Inscrição Web é um sistema de fácil utilização e que provê resultados rápidos e significativos. De acordo com a complexidade do evento ele pode iniciar as inscrições via em até 72hs após a entrga do material relacionado aos cursos e/ou palestras. Entre em contato com a InActu Soluções e solicite uma proposta.